Alla base della Lean Organization, si pone il sistema Toyota, un insieme di metodi semplici e lineari da applicare, una volta compresi.
Tuttavia, quando il sistema è implementato in maniera superficiale, non solo risulta macchinoso, ma può addirittura peggiorare la situazione. Basta poco per inserire procedure inutili e cartellini colorati ovunque, senza tuttavia, alcun riscontro in termini di benefici. Infatti, gli strumenti non sono risolutivi; sono piuttosto le persone convinte del progetto a fare la differenza.
Data l’importanza di implementare la Lean Organization in maniera corretta, in questo articolo, comprenderemo cos’è il metodo Lean, quali sono i suoi vantaggi e principi.
Cos’è il metodo Lean?
Il metodo Lean si fonda sul principio guida di: “fare di più con meno”, nonché produrre più risultati riducendo al minimo gli sprechi di risorse umane, materiali ed economiche. Tutto si basa sull’ottimizzazione di ciò che si ha già. In questi termini, è preferibile introdurre soluzioni, in grado di ridurre le inefficienze, evitando fenomeni frequenti come l’automatizzazione degli sprechi.
L’origine di questo metodo risale agli anni ’40, quando Taiichi Ono, ingegnere giapponese di Toyota, in un momento di difficoltà, scelse di aumentare la flessibilità dei macchinari, così da produrre lotti in brevi periodi, cercando di rispondere immediatamente alle variazioni di mercato. La scelta si dimostrò vincente. Grazie a questa intuizione, infatti, tra gli anni ’50 e ’70 Toyota divenne una delle più importanti industrie automobilistiche di tutto il mondo.
I vantaggi dell’applicazione del metodo Lean in azienda
Nonostante siano passati più di 50 anni dall’introduzione delle logiche Lean da parte di Taiichi Ono, gli strumenti e le tecniche sono ancora molto attuali.
In particolare, un’applicazione corretta di questi può garantire benefici in termini di efficienza ed efficacia, difficilmente ottenibili con altri approcci. Tra i risultati tipici che riguardano l’applicazione del Lean Thinking in azienda, vi sono:
- Riduzione dei tempi di consegna (Lead Time);
- Aumento della produttività;
- Riduzione dei semi-lavorati e delle scorte;
- Incremento della qualità dei prodotti e processi;
- Riduzione dei costi prodotto;
- Cambiamento del prodotto o servizio;
- Incremento della motivazione del personale;
- Maggior competitività sul mercato.
I concetti e i principi della Lean Organization
Da dove partire quindi? Per mirare alla Lean Organization, è essenziale rivoluzionare la cultura ed il modo di operare in azienda su più fronti:
- Attenzione al cliente, in quanto è essenziale trasferire valore a quest’ultimo, attraverso i prodotti e servizi offerti. In questi termini, il dialogo con i clienti è il punto di partenza per identificarne i bisogni. L’accezione di cliente alla quale si fa riferimento, tuttavia, non include solamente i consumatori finali, ma anche il capo, i colleghi o tutti coloro che possono beneficiare del lavoro svolto dall’unità di business.
- Coinvolgimento delle persone, poiché, ogni risultato significativo e duraturo può essere raggiunto attraverso l’allineamento del management e di tutte le persone coinvolte. Siccome sono proprio queste ultime che svolgono i processi ogni giorno, è fondamentale richiedere feedback, poiché, molto spesso, esse saranno in grado di offrire una soluzione migliore per il raggiungimento del medesimo obiettivo.
- Lotta agli sprechi (Muda), in quanto, questi ultimi non aggiungono valore al prodotto e non danno, quindi, valore al cliente. Conoscere questi sprechi è il punto di partenza per andare verso la Lean Organization. Ad esempio, anche pochi secondi di percorrenza dell’operatore possono determinare una differenza significativa nel processo. Di fronte a resistenze interne, assumere che un processo funziona così com’è, risulta essere solo una scusante per non migliorarsi. In questi termini, lo sguardo di una persona esterna può dare un punto di vista neutrale, non condizionato da criteri soggettivi di chi ha sempre fatto così.
- Miglioramento continuo (Kaizen), poiché, tutti i processi possono essere sempre migliorati ulteriormente. È rilevante, dopo aver introdotto un nuovo processo, verificare se quest’ultimo funziona o meno, sulla base dei dati raccolti in un periodo di tempo significativo. Fissare dei periodi di prova per il controllo dei processi, con cicli di verifica più chiusi per i processi vitali dell’azienda, è la chiave per perseguire il “kaizen”.
In linea con i concetti sopra riportati, nel libro “Lean Thinking” di Womack e Jones emergono 5 principi che un’azienda dovrebbe accogliere per andare verso la Lean Organization, eccoli di seguito:
- Value: risulta fondamentale definire il valore di uno specifico prodotto o servizio dalla prospettiva del cliente, così da rimuovere tutte le attività a non valore aggiunto (NVA).
- Map: la mappatura è il processo che permette di individuare gli sprechi e definire le attività a valore aggiunto.
- Flow: creare il flusso per ridurre il Lead Time garantisce lo scorrimento delle attività, senza interruzioni, nonché senza sprechi.
- Pull: è importante far tirare la produzione dal cliente, in modo che essa abbia origine come conseguenza delle richieste del mercato.
- Perfection: ogni processo può essere migliorato in ottica “kaizen”, ma i risultati significativi sono visibili quando tutti i passaggi sono collegati tra loro.
Conclusioni
Comprendere ed acquisire i principi della Lean Organization è sicuramente la condizione di partenza per poterli implementare, ma non è sufficiente e tanto meno risolutiva. Capita spesso, infatti, che le persone, pur avendo chiari i principi, tornino a fare le attività come svolte in precedenza, perché poco convinte o semplicemente scarsamente coinvolte.
Proprio in virtù di tali difficoltà, il ruolo di un professionista esterno, con esperienza di queste tematiche può fare la differenza: grazie al contributo di consulenti, in grado di operare un change management completo, le aziende potranno essere accompagnate verso un miglioramento graduale, ma continuo.
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